Založení živnosti
Dnes je vše pro volné živnosti jednoduché, na Czech Pointu výpis z rejstříku trestů, na živnostňáku vyplnit jednotný formulář a nechat úřady, ať se s tím poperou. Při bezproblémovém zpracování je vše do druhého dne hotové, podnikat lze volitelně již od data ohlášení. Teoreticky lze vše vyřídit i na CzechPointu, případně elektronicky, to ale nemám ověřeno.
Minimalizujte administrativu pro stát
Používejte daňovou evidenci, ne účetnictví
Dokonce i když vám účetnictví povede externí účetní, napočítá si za daňovou evidenci méně než za plné účetnictví.
Daňovou evidenci zvládnete v tabulkovém procesoru nebo na předtištěných formulářích obvykle sami.
První rok si pravděpodobně vystačíte i s bezplatnými verzemi účetních programů jako je třeba WinStrom, které jsou obvykle omezeny na sto záznamů v každém číselníku. A ten další už budete sběhlí a vědět co chcete. Zda si připlatíte plnou verzi, rok vytisknete a začnete nanovo nebo budete stejně potřebovat externí účetní.
Neplaťte DPH, pokud nemusíte
Zní to lákavě si odepisovat DPH za počítač a jiné výlohy. Ale i dobrovolní plátci DPH musí každé čtvrtletí podávat daňové přiznání a to je administrativa a nervy navíc.
Pokud budou vaši odběratelé soukromé osoby nebo neplátci, vaše plátcovství vaše služby prodraží. Naopak zákazníkům plátcům (firmám) je váš statut ukradený.
Pokud si vystačíte s daňovou evidencí, DPH ji značně komplikuje. Musíte správně rozhodovat data zdanitelného plnění, pro účely DPH evidovat příjmy podle nich, zatímco pro účely daně z příjmu zase podle skutečného data přijetí platby.
I když se připravují legislativní změny, dnes vystavení faktury s DPH znamená, že za ní musíte státu daň odvést, dokonce i když ji váš zákazník neproplatil. Není nad to mít v pokladně pár tisíc a bát se vystavit fakturu za sto tisíc plus DPH, na které byste v ten moment neměli. Můj zákazník si takhle dal půl roku zpoždění s částkou ještě o něco vyšší, alespoň jsem si užil v životě trochu toho adrenalinu.
Pokud přeci jen budete plátci DPH, vystavujte raději z těchto důvodů rizikovým zákazníkům nedaňové proformy.
Pokud si připlatíte za externí účetní, počítejte každé tři měsíce s náklady kolem dvou tisíc korun za daňové přiznání a zmatky kolem předání podkladů.
Dobře si tedy spočítejte, jaké vaše očekávané náklady sebou DPH vůbec nesou (plat zaměstnance nebo dodávka od neplátce ne) a zda-li se to vůbec vyplatí. Také nezapomeňte, že náklady na vložení drobných daňových dokladů do účetnictví mohou převýšit přínos jejich zaúčtování.
Pokud budete neplátce, musíte si hlídat obrat, aby nepřesáhl milion korun za dvanáct měsíců po sobě. Jako neplátce také nesmíte kupovat služby od firem plátců DPH z EU nebo kohokoliv mimo EU! Zboží odebírat z EU od plátců můžete do hranice maximálně 326K (přesně vizte zákon o DPH). Pozor, od 1.1.2010 nesmí neplátce ani poskytovat své služby plátci z EU!
Jako plátce DPH si se službami z EU užijete zase při zaúčtování, kdy u nich neplatíte DPH dodavateli (jak by tomu bylo u českých dodavatelů), ale odvádíte ji sami ve svém přiznání. Pokud služby poskytujete, tak (od roku 2010) musíte podávat měsíčně souhrnné hlášení DPH u služeb s místem plnění v jiném členském státě EU, navíc prostřednictvím polofunkčních datových schránek!
škrtnutý text doplním, až budu mít v ruce plný text novelizovaného zákona platného od 1.1.2010. Určitě se plátcem stává kdokoliv poskytující službu jinému plátci v EU (i kdyby za korunu), ostatní musím ještě nastudovat.
Uplatňujte náklady paušálem
Náklady uplatňované paušálem jsou z pohledu administrativy krásná věc. Na konci roku sečtete příjmy a uplatníte procento dané zákonem. Dnes je to kolem 50%, podle oboru a jak se páni poslanci vyspí.
Samozřejmě paušální náklady nemá smysl uplatňovat v maloobchodě či pokud přeprodáváte cizí produkty. Vaše marže by musela být přes sto procent u paušálu 50%, aby se vám to vyplatilo!
Ale mnohé služby mají náklady v řádu jednotek procent a na nákladovém paušálu dobře vydělávají. Nebo pokud se vám povede oddělit svou práci od přeprodeje, pravděpodobně je toto dobrá cesta i pro vás. To se může povést, například pokud si zákazník bude materiál kupovat sám a vy mu budete fakturovat jen svou práci.
Další obrovskou výhodou nákladového paušálu je zjednodušení daňové evidence - nemusíte evidovat výdaje a dohadovat se s FÚ na jejich oprávněnosti.
Pokud budete náklady chtít uplatňovat ve skutečné výši, musíte i v daňové evidenci evidovat náklady a případný majetek.
Obejděte se bez zaměstnanců
Dobře si rozmyslete, než přijmete prvního zaměstnance! Zaměstnanec znamená obrovský nárůst administrativy!
Musíte se registrovat jako malá organizace na sociálce, a poté jim každý měsíc posílat výkazy. Po roce si vás pozvou na kobereček a budou kontrolovat, zda je vše v pořádku: docházky, platby, smlouva, všechny výkazy, registrace, pojištění. Pak totéž každé dva roky.
Pro zaměstnance musíte také uzavřít ze zákona úrazové pojištění, platby jsou v řádu stokorun za čtvrtletí. To je relativně v pohodě, navíc to kryje úrazy v zaměstnání nebo nemoc z povolání - za tu má zaměstnanec nárok minimálně na dvanáct platů odstupného.
Opruz je zdravotní pojištění. Každý měsíc se musí posílat papíry pro každou zdravotní pojišťovnu, kterou vaši zaměstnanci mají. Máte-li dva a jsou u dvou různých pojišťoven, máte dvakrát tolik práce. Někde lze podávat toto elektronicky, samozřejmě s platným podpisem.
Krásně je na tom vidět konkurence: pojišťovna, kterou si vybírá zaměstnavatel, má minimální administrativu. Pojišťovna, kterou nemůže zaměstnavatel poslat vítekam, ta ho buzeruje s papírováním.
Pokud berete svého prvního zaměstnance, raději jděte cestou externí účetní a delegujte na ní všechna práva. Za pár stovek měsíčně za vás vyřídí všechnu agendu, se kterou by se laik potýkal několik dní a ještě by se bál, na co zapomněl. A protože má takových klientů více, má přehled i o související legislativě a změnách v ní.
Budete-li si vše zařizovat sami, zapomeňte na jinou činnost: pro samé nervy a studování zákonů se k vydělávání peněz nedostanete.
Nemoc zaměstnance
Stačí aby zaměstnanec onemocněl a vy budete platit první dva týdny nemoci, aniž by vám pomáhal na tuto odměnu vydělávat!
Takže jestli nestíháte a doufáte, že přijmutím zaměstnanec ušetříte trochu času, vše se může ještě zhoršit. Ze dne na den budete muset sám vydělat dost peněz pro dva.
Pokud jste zajetou firmou, tak to unesete. Pro začínajícího živnostníka bez rezervy to je na infarkt. Pak se divte, že je tolik podvodů s minimální mzdou a prací na černo.
První zaměstnance nikdy nepřijímejte na dobu neurčitou!
Po uplynutí jeho zkušební lhůty pro vás představuje obrovské riziko:
pokud se podnikání nedaří a vy chcete skončit nebo ho omezit, zaměstnance musíte držet ještě cca dva měsíce po udělení výpovědi. A pak mu vyplatit odstupné za další tři měsíce (přesná pravidlo naleznete v platném zákoníku práce).
Pro tento případ je skoro nutné držet si na účtě rezervu ve výši pětinásobku platu prvního zaměstnance nebo uzavírat smlouvu na dobu určitou.
Můžete klidně každý půlrok uzavírat se stejným zaměstnancem novou smlouvu a vždy před obnovení znovu zvážit, zda máte dost zakázek na další období. Zákon ale tuto praktiku omezuje na maximálně dva roky.
Toto neberte na lehkou váhu! Kamarád podnikal pár let, pak přibral jednoho zaměstnance a po dalším roce lehce plusového zisku ty nervy vzdal, šel raději do klidného zaměstnaneckého poměru. Z neznalosti ale svého zaměstnance přijal na dobu neurčitou, což v praxi znamenalo povinnost vyplatit najednou desítky tisíc odstupného. Půjčku na to pak splácel rok ze svého platu. Dobře mu tak buržoustovi, neměl vykořisťovat!
Demence omezení zákoníkem práce zaměstnávat na dobu určitou nejdéle dva roky po sobě vynikne v mém příkladě, kdy jsem (poučen kamarádovým koncem) přijal svého zaměstnance na dobu určitou a po roce smlouvu obnovil na dalších dvanáct měsíců.
Příjmy mi ve 2009 o dost klesly, výhled do budoucna také nikterak růžový. Pár měsíců bych to klidně ještě zkoušel táhnout, ne ale s rizikem povinnosti vyplatit pět platů. Nebýt zákonného omezení součtu poměrů na dobu určitou, nebýt odstupného a výpovědní lhůty, byl bych zaměstnavatel minimálně do března 2010.
Dobře, jsou firmy, které za dva roky už téměř najisto vědí, jak na tom budou s prací příští rok. Já jsem ale jen živnostníček, vím prd. A vědět stejné prd budu i za pět let, pokud nezměním obor svého podnikání. Takže jsem mu musel dát výpověď, nejsem sebevrah.
Vést daňovou evidenci, nemít zaměstnance, nebýt plátce DPH a uplatňovat náklady paušálem znamená redukovat účetnictví na evidenci vydaných faktur a evidenci přijatých plateb!
Šetřete náklady
Banka
Ze zákona ani bankovní účet mít nemusíte, ale snad kromě řemeslníků inkasujících do ruky se bez něj těžko obejdete.
Pro potřeby podnikání můžete používat i svůj osobní účet, ale riskujete dohadování se s finančákem nad jednotlivými soukromými položkami, stejně tak je to obvykle porušení podmínek bank.
U firemního účtu banky úroky nestrhávají a vy si je sám zahrnujete do daně z příjmů, u nepodnikatelských banky používají srážkovou daň. V momentě, kdy vaše sazba daně z příjmů se bude lišit od srážkové daně, máte používáním nepodnikatelského bankovního účtu pro podnikání zaděláno na potenciální problém s finančákem.
Banky v ČR odírají své klienty na poplatcích jak mohou. Jen prosté ohlášení nějakého účtu jako podnikatelského platíte za stejné služby obvykle více.
Klidně si ze začátku říkejte, že těch pár stovek není důležitých, v ročním vyčíslení to ale není málo. V momentě, kdy vám začne chodit více plateb zjistíte, že platíte na bankovních poplatcích klidně kolem tisícovky měsíčně.
Měl jsem přes dva roky účet v ČS a na bankovním výpisu jsem díky záplavě poplatků obtížně hledal skutečně zajímavé položky. A některým poplatkům jsem přes veškerou snahu neporozuměl, ač byly jistě v souladu s mou smlouvou.
Na trhu jsou nabídky BRE Bank (mBank) a především FIO, které živnostníkům nabízí základní služby s téměř nulovými poplatky.
FIO je zatím jen záložna (záruky státu stejné jako u banky), ale je například nejlepším způsobem jak přijímat platby ze Slovenska. Ve větších městech lze i na jejích pobočkách vkládat hotovost na účet, případně využít pro vklad poboček ČSOB. Toto jsem ale za tři roky v podnikání potřeboval pouze jedinkrát. Jediné za co jim platím jsou papírové výpisy z účtu, protože se mi nechce do účetnictví zakládat prosté výtisky z otřesně vypadajícího web rozhraní a FIO neumí zasílat PDF.
BRE má v tuto chvíli poplatky za odchozí platby (těch bývá ale obvykle méně než příchozích), webové rozhraní vypadá lépe, ale má méně funkcí.
Já jsem zakotvil s "firemními" financemi u FIA s tím, že mám další osobní spořící účty u nich i další bance.
Svůj bankovní účet pro podnikání ovládám stejně jako svůj osobní běžný účet: držím na něm jen nezbytné prostředky, pokud je třeba doplnit převádím do něj ze spořících (účetně "vklad do podnikání"), pokud je tam moc vybírám převodem na lépe úročený spořící (účetně "osobní spotřeba").
Používám dva spořící účty v různých bankách. To proto, abych diverzifikoval riziko: při pádu jedné se neocitnu bez prostředků. Poplatky mají oba nulové, jinak bych to dnes již ani nebral. Jeden je ve FIO, takže doplnění prostředků na podnikatelský účet je okamžité.
Pro začátek opravdu žádné nadstandardní služby nepotřebujete a pokud časem ano, můžete si ke svému podnikatelskému běžnému účtu otevřít další v jiné bance. A chcete-li si mermomocí budovat historii u nějaké renomované banky z naivní představy o její možné budoucí vstřícnosti například při úvěrování, můžete si každý měsíc převádět zisky k ní. Dokonce tak i máte možná šanci získat slevu za vedení účtu. A díky příjmu peněz od zákazníků na účet v bezpoplatkové bance nebudete hradit té drahé skoro žádné poplatky.
Vše elektronicky
Pokud vaši odběratelé jsou jen trochu schopní, posílejte jim faktury v PDF. Ušetříte za tisk, poštovné a běhání na poštu.
I pro vás je snazší si tisknout faktury přijaté nebo výpisy z účtu z PDF než čekat na jejich doručení poštou.
Nově je snaha prosadit v ČR jednotný fakturační formát ISDOC. Počítám, že v roce 2010 by se mohl dočkat širšího používání.
Pokud budete používat nějaký ekonomický software pro vystavování faktur a párování plateb (například WinStrom), spoustu času ušetří exportovat příkazy k úhradě či v opačném směru došlé platby v univerzálním formátu výpisů ABO. Ten je podporován i u levných podnikatelských účtu od FIO a BRE, možná dokonce lépe než u leckterých drahých.
Stát elektronickou komunikaci oficiálně prosazuje, bohužel v praxi vždy jen metodami blízkými spřáteleným firmám. Typickým příkladem jsou polofunkční datové schránky zadané České poště, outsourcované Českému Telekomu (pardon O2) s veřejným rozhraním závislým na českém Svazarmu (pardon Software602) a Microsoftu (jinde jde jen o emulaci).
Další házení klacků pod nohy najdeme také u elektronického podání DPH v podobě formátu EPO1, opět propagující software jedné firmy.
Běžné situace
Nákupy do firmy
Dokud jsem byl plátce DPH, musel jsem evidovat minimálně výdaje s DPH. Kdo chce náklady uplatňovat v jejich skutečné výši a ne paušálem, musí evidovat všechny náklady.
Běžnou spotřebu jsem nakupoval normálně za soukromé peníze a paragony zahrnované do účetnictví byly vlastně vkladem do podnikání. Časem mi účetní vytvořila virtuální pokladnu, ze které jsem to jakoby platil.
V mém případě to ale opravdu za tu námahu nestojí, ani být plátce, ani evidovat náklady, vykašlal jsem se na to. Ušetřím náklady na vedení účetnictví: ty dvě knihy v daňové evidenci jako neplátce uplatňující náklady paušálem zvládnu sám. A hlavně sbohem nervování při schraňování a kompletování dokladů a daňovým přiznáním každé tři měsíce. Nebo evidence majetku!
Fakturace
- Proforma faktura: jen cár papíru, který protistraně sděluje, že je záhodno něco zaplatit a jak to má udělat. Obvykle dokud nezaplatí, nedostane službu. Ideální pokud jste plátci DPH a chcete předem peníze od zákazníka slibotechny -> když nezaplatí, neodvádíte státu DPH za něco, co jste nikdy neviděli a možná neuvidíte. Není účetním dokladem, můžete jich teoreticky rozeslat kolik chcete a neovlivní účetnictví. Nikdy neobsahuje vyčíslení DPH (ani u plátců) a je dobré uvést text "není daňový doklad". Někdy bývá označena jako "zálohová faktura". O přijatou částku poté ponížíte konečnou částku na skutečné faktuře tak, že přidáte řádku se zápornou cenou a prázdnou DPH ve smyslu "uhrazeno zálohou č. XXX dne YYY".
- Faktury: účetní doklady, musí na nich být uvedeny údaje o registraci. Tedy například věta "Podnikání na základě živnost. oprávnění: ŽL vydaný XXXX č.j. XXX, ev.č. XXX".
- Faktura: vystavují ji neplátci DPH. Neobsahuje datum zdanitelného plnění, DIČ (příjemci jsou na to hákliví, nicméně v přeshraničním styku EU by to smysl mělo pro ověření příjemce, jak ji má zaúčtovat), nemá vyčíslenu DPH. Obsahuje větu: "nejsem plátce DPH".
- Faktura - daňový doklad: totéž jako faktura, ale vystavuje ji plátce DPH, proto na ní uvádí své DIČ a vyčísluje DPH.
- Daňový doklad o přijaté platbě (zálohová faktura obsahující DPH): často doklad o úhradě proformy, prostě platba předem za budoucí služby, po čerpání služby bude vystavena faktura za ně obsahující zápornou řádku včetně případné záporné DPH.
Při fakturaci jako neplátce DPH jste v klidu: vydáte fakturu a ta se projeví na dani z příjmu k datu jejího zaplacení. Nestaráte se o to, k jakému datu si ji naúčtuje váš zákazník. Přijaté platby prostě zaplatíte k datu uvedené splatnosti. Jste-li neplátce zahodíte (pozor, vše archivujte v nějaké krabici, kvůli případné změně způsobu uplatňování nákladů!), jste-li plátce dáte do nákladů k datu úhrady.
Plátce DPH to má těžší: vydá-li fakturu, musí rozhodnout o jejím datu zdanitelného plnění podle data, kdy byla služba dodána. Poté k tomuto datu musí odvést DPH, ať už mu jeho zákazník tuto fakturu proplatí nebo ne. U přijatých faktur si ale o DPH na dosud nezaplacených fakturách ponížuje svůj odvod (chystá se změna zákona). Je-li přijatá faktura od neplátce, musí rozhodnout, kdy ji zaúčtuje (to není tragédie, protože neovlivní odvody DPH, jen příjmy).
Vždy nejpozději 15. v měsíci musíte vystavit faktury s datem zdanitelného plnění (služba čerpána) v měsíci minulém.
Web a internet
Ze zákona jsou firemní webové stránky obchodní listinou (stejně jako firemní korespondence, faktura nebo objednávka) proto musí být tak zřetelně označeny: vaše obchodní údaje včetně údajů o registraci, víceméně totéž co na faktuře.
Google Adwords a Adsense
Google je pro Evropu zastupován irskou pobočkou, vždy tedy jste v obchodním vztahu s firmou v jiném členském státě.
2009
Povinnost k DPH má do konce roku 2009 příjemce služby.
Neplátce DPH nemůže inzerovat na Google Adwords, kterou fakturuje irský Google ->lze obejít českým zprostředkovatelem (bude to dražší o jeho marži) nebo takový účet v GA označit jako nesloužící pro podnikání a nedávat si ho do nákladů (otázkou je, zda je to legální, když se DPH tímhle odvede v Irsku).
Poskytovat reklamu (službu) na Google Adsense může i neplátce.
2010
Od ledna 2010 má povinnost k DPH poskytovatel služby.
Kdokoliv poskytne svůj reklamní prostor (Adsense), stává se automaticky plátcem DPH.
Nemám k dispozici plné nové znění zákona o DPH, tak nevím jak je to nově s možností objednat si službu Adwords. Až budu mít, tak doplním.
Daně a pojištění
- záloha na daň z příjmu: v prvním roce neplatíte resp. nemusíte, v dalších podle dosaženého zisku
- zdravotní pojištění: typicky VZP, v prvním roce minimální zálohu (výše a termíny uvedeny např. na vzp.cz), v dalších buď zase minimální nebo podle zisku navýšenou
- sociální a důchodové: první rok minimální zálohu (výše a termíny uvedeny na cssz.cz), v dalších letech podle zisku, slouží pro důchod a živení nezaměstnaných
- nemocenská: OSVČ nemají povinnou a protože měla pro ně podmínky nastaveny extrémně nevýhodně, také ji téměř nikdo neplatil. Je z něj hrazena nemocenská a peněžitá pomoc v mateřství. Od 2009 je platba dost nízká, ale vzhledem k tomu, že živnostníkům prvních 14 dní nemoci nikdo neproplatí a poté jde o směšnou částku, je otázka, k čemu to platit. Výjimkou jsou živnostnice v plodném věku, těm by neplacení způsobilo ztrátu nároku na PPM.
- platby za zaměstnance: klasika z výplatní pásky, tedy jejich sociálka a zdravotní, plus vaše sociálka za ně plus zdravotní, plus jejich zálohy na daň z příjmu, pojištění
- plátci DPH každé čtvrtletí (velcí plátci i měsíčně, ale ti asi nečtou takovéhle kuchařky) daňové přiznání a odvod DPH. Pokud náhodou chcete od státu DPH vrátit, protože fakturujete cyklicky za delší období a v daném čtvrtletí byly výdaje vyšší než příjmy, okamžitě následuje kontrola z finančáku.
- jednou za rok přiznání daně z příjmů. Má být na jaře, ale trikem s použitím daňového poradce lze odložit do června. Na základě tohoto přiznání se doplácí nebo žádá navrácení přeplatku sociálního a zdravotního pojištění.
Pokud máte jeden rok velké příjmy a následuje jejich šílený propad, jsou z toho problémy: vysoké zálohy, které byste dostaly zpět až někdy další rok. Řešením je požádat o jejich snížení nebo odpuštění.
S FÚ zkušenost nemám, když mne tohle potkalo ve 2009, byly zálohy odpuštěny všem malým zaměstnavatelům. Sociálka byla v pohodě, jeden formulář s výpisem příjmů za poslední tři měsíce, jejich rozhodnutí a rozumně snížena záloha. Dokonce o tolik, že jim budu po daňovém přiznání ještě doplácet. VZP v tomhle extrém, opruz formulář a každý čtvrtrok žádat znovu nebo platit původní zálohy. Na to jsem se vykašlal, budou tedy příští rok vracet oni mě.
Jinak neplatit žádné zálohy je ošidná věc: vydělané peníze se rozfofrují snadno, a pak přijde podání přiznání z příjmu a může to být docela šok. Pro mne byl 2008 extrémně dobrý rok a zálohy jsem měl nízké podle 2007. O to větší deprese přišla na jaře s propadem zakázek a hlavně když jsem spočítal DPH za poslední čtvrtletí cca 50K, k tomu doplatky daně, sociálky a zdravotky cca 150K a k tomu viděl novou výši předepsanýcg záloh. Dobrý pocit člověka s finanční rezervou mne rychle přešel. Když to platíte pravidelně, tak jsou z toho ty deprese menší a nemáte tendenci všechno rozházet.
Diskutujte k tomuto tématu na Facebooku
